第23期 考察日程安排举例
发布时间:2016年06月03日  阅读:160 来源:舜道OKEWAY

 
认证考察日程表举例

注:认证考察的日程安排各个机构各有不同,下面只是一个一般性的举例。


第一天
■ 早上: 考察团队抵达机构,与机构领导、员工以及其他机构要求的人员召开考认证考察介绍会。
■ 参观:认证考察介绍会后,团队对机构进行简单快速的参观。部分成员直接前往其它服务网点进行认证考察(如果有)。
■ 计划: 考察团队开会讨论协商如何进行接下来的工作安排,包括确定面谈
的对象,审核面谈时间安排表。考察前的电话/邮件沟通应该已经大概制定了这个时间安排表,现在只是再确认下,尽量减少对机构本身日常工作的影响。
■ 上午-下午:接下来的时间整个考察团队将进行具体的考察活动,包括观察项目服务的提供、访谈不同的对象、查看各类文档及病历。机构应该专门安排一名员工协助考察团队的工作,此人不安排面谈。如果机构还在其它地点提供服务,则需要派出考察官前往考察。
■ 机构可以随意咨询考察团队成员,但是CARF要求机构除了考察前电话/邮件商量的面谈安排外不要再做其它固定的安排。
■ 晚上:考察团队晚上回到酒店需要继续总结当天考察的结果,评判是否符合标准,或者是否需要机构补充信息和材料。有些考察官可能会希望机构允许他们带些非保密资料回酒店审查。如果机构提供寄宿项目、社区住房或支持生活的服务,夜间时间也可能用于员工和患者访谈。

第二天或最后一天
如果认证考察超过两天,那么下面的举例就适用于最后一天,而其它天则主要用于进一步对机构继续观察、访谈以及审核文档等等。需要注意的是最后一天的安排会比其它天的安排要短。
■ 开工: 团队返回机构,继续获取更多的信息,继续进行面谈、观察、审核文档以及其它考察活动。机构员工有可能需要协助考察官获取信息。
■ 中午前: 考察团队开会总结考察结果,为下午总结大会准备报告。如果机构希望,召开结束前会议。
■ 中午后:大约时长一个小时的考察总结会议,机构可以对会议作录音或摄像记录。总结大会的目的是向机构提供考察的反馈:机构强在哪里,弱在哪里,提供改进意见实现标准的符合。此时最重要的是如果对机构的某个评判有异议,须尽快提出并出具补充证据表明对标准的符合。一旦考察官离开机构,补充信息将不能作为符合标准的新证据。
■ 考察后:考察后机构如果有任何问题和疑虑,请直接联系CARF而不是考察官。

考察变更
添加项目或服务
在认证考察过程中,机构可以向CARF通过传真或email提出要求增加认证的项目或服务,CARF审核现场考察官的资历,并确认考察官是否有时间后决定是否可以增加项目。如果获准,考察的结果也将包括在认证的报告中。
如果因为考察官的专业领域或时间等缘故无法增加项目认证,机构可以申请补充认证,详情可以参考有关“补充认证”的介绍。

退出一个项目或者服务
在考察过程中,如果发现某项目与之前提交的项目说明不一致,或新项目发展不足,比如说不符合必须直接向患者提供服务满6个月的条件,考察团队会与机构领导协商撤除该项目。某些领域不达标的情况不在此例,不需要撤除项目。
在与考察团队讨论以及CARF的详细复核后,机构应决定是否退出该项目的申请。在做最后决定之前,最好与其他利益相关机构(比如资金支持方和转诊源机构)协商联系,说明情况。如果机构最后决定撤除项目,需要通过传真或email书面通知CARF。
一个机构可以在考察介绍大会结束前撤除服务项目,但是不建议仅仅因为项目是部分不达标而撤除一个项目,除非是在召开考察结束大会的过程中提出的撤除。

终结考察
如果上述撤除的项目是机构寻求认证的唯一项目,那么整个考察过程随之终止。接下来的时间,机构可以向考察官做具体的咨询,CARF将不会返还考察费用。在做最后终结认证考察之前,机构须通过email或传真核实这个决定。




舜道观点




一个详尽的认证考察的日程举例,可以让您身临其境地了解到考察官在考察期间所要做的事。我们一直强调,您的目标是把CARF的标准融入到日常工作中,而不是应对考察的那几天。考察官的循迹访谈和考察,是可以追踪到您的机构的日常工作流程的。所以最好的做法就是去享受这几天的认证考察过程,和考察官做一个平等的学术和经验交流,在CARF国际大平台里,找到自己的位置,发出自己的声音。


在认证项目的最后决定上,CARF给您的机构一个充分的选择,因为CARF知道,每一家申请认证的机构,在决定哪一个项目进行认证时,都会有这样那样的干扰,一个最正确的决定有时候会需要考察官的帮助,因此,在考察官结束所有的考察日程之前,您还会有改变的机会,以确保您的机构的利益不受到伤害。


“远观其势,近取其质。和我们一起,走近CARF!"


▲“时光如水,总是无言。”

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